Siirry sisältöön

Näin järjestät päräyttävän kick-off-tapahtuman – lue vinkit

Julkaistu 20.10.2023

Kick-off-tapahtuman järjestäminen – 8 vinkkiä

Jos suunnitelmissasi on käynnistää tuleva vuosi, seuraava projekti tai uuden tiimin arki kaikkien aikojen kick-offilla, löydät tästä tekstistä vinkit siihen, mitä ainakin kannattaa ottaa huomioon.

Tehokas tapa lanseerata tulevan vuoden suunnitelmat, uusi tilikausi, seuraava projekti tai vaikka uusi työarki on järjestää kaikkien aikojen kick-off-tapahtuma.

Yritystapahtuman, kuten vaikkapa seminaarin, järjestäminen on aina projekti, joka vaatii paljon resursseja ja yksityiskohtien huomioon ottamista. Tämä pätee myös kick-offeihin. Kokosimme tähän tekstiin näkemyksemme seikoista, jotka tulee ottaa huomioon onnistuneen kick-off-tapahtuman toteutuksessa.

1. Mieti, miksi kick-off järjestetään

2. Valitse tapahtumalle sopiva tila ja sijainti

3. Selvitä tiimin ennakko-odotukset

4. Huomioi tapahtuman teema ja osallistujat

5. Suunnittele hyvä ohjelma

6. Livenä, etänä vai hybridi?

7. Päätä kick-off selkeisiin toimenpide-ehdotuksiin

8. Mitä huomioida kick-offin jälkeen?

 

1. Mieti, miksi kick-off järjestetään

Kick-offin tärkeimpänä tavoitteena on yleensä selkeyttää kaikille osapuolille tulevaisuuden visiota ja suunnitelmia, sekä yhteisiä tavoitteita. On tärkeää miettiä tarkasti millä keinolla viestintä toteutuu tapahtumassa. Monimutkainenkin strategia on tärkeää pelkistää selkeäksi kokonaisuudeksi, jotta viestin pystyy sisäistämään tapahtuman aikana.

Lisäksi kick-off-tapahtumien tavoitteena usemmiten on nostattaa yhteishenkeä. Yhteisen tavoitteen alleviivaaminen selkeästi ja realistisesti nostattaa yhteishenkeä jo omalta osaltaan, mutta tämän lisäksi ryhmän yhtenäisyyttä voidaan boostata esimerkiksi erillisillä ohjelmanumeroilla tai aktiviteeteilla.

Kick off -tila Verkatehdas Vanajasali

Vanaja-sali mahdollistaa kick-offit aina 700 henkeen asti. Salin laadukas akustiikka ja tekniset valmiudet tarjoavat monipuolisia mahdollisuuksia sisältöön.

2. Valitse tapahtumalle sopiva tila ja sijainti

Kun kick-offin missio ja tavoitteet ovat selkeitä, on aika valita toimiva tila sopivalta sijainnilla. Tapahtuman osallistujamäärä asettaa tilavalinnalle selkeät realiteetit kapasiteetin puolesta, mutta myös äänentoisto-ominaisuuksien osalta. Toimiva ja miellyttävä äänentoisto nousee tärkeään rooliin, jos tapahtumaan osallistuu esimerkiksi satoja henkilöitä, ja jos tapahtuma kestää koko päivän ajan.

Sijainnin osalta kannattaa valita sopiva yhdistelmä helppoutta sekä uutuuden viehätystä. Nopea siirtyminen ja hyvät kulkuyhteydet säästävät resursseja itse asiaan. Uusi ja normaalista työympäristöstä poikkeava ympäristö taas virittää osallistujat usein vastaanottavaan tilaan.

Tämän lisäksi tilavalinnassa tulee huomioida sisällön vaatimukset: puheosuuksien lisäksi kick-offiin yhdistyy usein erilaiset ohjelmanumerot, ruoka ja juoma, sekä joskus liikunnalisetkin aktiviteetit, joten tapahtumapaikan tulisi mahdollistaa tarpeiden mukaan myös nämä.

3. Selvitä tiimin ennakko-odotukset

Kick-offissa on loistava mahdollisuus keskustella tiimin kanssa. Jos osallistujilla on kysymyksiä ja epäselvyyksiä asioista, ne on hyvä käydä läpi. Näin tiimin kaikki jäsenet voivat osallistua keskusteluun ja esimerkiksi tavoitteet saadaan muotoiltua selkeäksi kokonaisuudeksi, jonka kaikki osapuolet ymmärtävät.

4. Huomioi tapahtuman teema ja osallistujat

Yhteinen nimittäjä kick-off-tapahtumalle on se, että jokin uusi kokonaisuus ”polkaistaan” käyntiin. Näitä uusia kokonaisuuksia voi olla erilaisia: uusi vuosi, uusi tilikausi, uusi kvartaali, uusi projekti, uusi tiimi, uusi hanke, uusi organisaatio… On hyvä alleviivata kyseessä olevan kick-offin ominaispiirteitä.

Esimerkiksi uuden vuoden tai tilikauden käynnistävässä kick-offissa osallistujat ovat useimmiten toisilleen tuttuja, ja he tuntevat yrityksen tavoitteet jo entuudestaan. Perusasiat ja tähän mennessä tehty työ on toki hyvä käydä läpi ja ottaa sieltä oppia, mutta kausittaisessa tapahtumassa on helpompi keskittyä enemmän tulevaisuuden suunnitelmiin.

Uuden tiimin aloittaessa tapahtumassa on hyvä olla mukana enemmän tutustumista tiimin kesken. Tämän voi toteuttaa esimerkiksi osallistavalla toiminnalla, kuten ryhmätöillä. Vapaampimuotoisessa tapahtumassa tiimiläiset voivat tutustua myös esimerkiksi liikunnallisen aktiviteetin parissa. Samalla tiimi saa jo esimakua tulevasta yhteistyöstä.

Uutta projektia aloittaessa kick-offissa on tärkeää käydä läpi perusasioita ja projektin yksityiskohtia. Läpi tulisi käydä ainakin seuraavat asiat:

  • Projektin esittely ja projektisuunnitelma, joka sisältää tietoja esimerkiksi projektin kestosta, osapuolista ja tavoitteista
  • Aikajana projektin etenemisestä
  • Projektissa mukana olevien roolit
  • Tavat, joilla seurataan edistymistä
  • Käytettävät työkalut
  • Kommunikoinnin välineet
  • Mahdolliset riskit ja ongelmat

Erityistä huomiota kick-offin sisältöön kannattaa kiinnittää myös silloin, kun mukana on oman tiimin lisäksi myös muita sidosryhmiä, kuten asiakkaita tai omistajia. Tällöin on tärkeää huomioida heidän tarpeensa ja toisaalta myös viestiä selkeästi, mitä heiltä tapahtumassa odotetaan.

Voi myös olla kannattavaa pitää projektitiimille oma kick-off ennen asiakkaan kanssa pidettävää tapahtumaa, jotta kaikilla osapuolilla on jo käsitys tavoitteista ja suunnitelmista. Näin osapuolet pystyvät paremmin kommunikoimaan ja ymmärtämään toistensa näkökulmia.

Kick off -tila Verkatehdas Kokouskeskus

Verkatehtaan Kokoushuone 1 mahdollistaa enintään 60 hengen kick-off-tilaisuudet. Tilan tunnusmerkki, eli koko pinta-alaltaan magneettimaalattu vihreä sivuseinä, mahdollistaa monimutkaisemmankin strategian visualisoimisen kaikkien nähtäville.

5. Suunnittele hyvä ohjelma

Kick-offeja voi järjestää eri kokoisia ja niiden kesto voi vaihdella. Mistään lyhyestä palaverista ei useimmiten voida puhua, jotta aikaa on riittävästi tärkeimpien asioiden läpikäymiseen. Kick-offien kesto voi vaihdella parista tunnista koko päivän kestävään ohjelmaan, joskus jopa useampaan päivään. Tähän vaikuttaa paljon myös tapahtumaan osallistuvan tiimin koko.

Kokousten lisäksi kick-offeihin kuuluu useasti jokin ruokailu, tai useampikin koko päivän tapahtumassa. Yhteisen aamiaisen tai lounaan merkeissä on hyvä tilaisuus tutustua rennommin muihin tiimin jäseniin.

Informatiivisen osion jälkeen ohjelmaan voi kuulua esimerkiksi puhujavieraan pitämä osio, tai päivä voi jatkua vapaamuotoisemman tapahtuman merkeissä. Mahdollisuuksia on monia: paikalla voi olla livemusiikkia tai komediaa, ilta voi jatkua yhdessä liikunnan, saunomisen tai vaikka lautapelien parissa.

Kick-offista voi ja kannattaa tehdä yrityksen näköisen. Mielekkään tekemisen parissa porukan yhteishenki ja innostus nousee ja osallistujat kokevat saavansa lisäarvoa verrattuna pelkkään kokoukseen tai etäyhteyksin pidettyyn infoon. Ohjelma ja päivän aikataulu on hyvä olla jo selkeästi esillä kutsussa, jotta osallistujat osaavat varautua päivän sisältöön.

6. Livenä, etänä vai hybridi?

Ihmisillä on tavanomaisesti toive tavata kasvotusten ja kohdata. Hyvin suunniteltu, innostava kick-off voi sitouttaa tiimiä ja nostattaa yhteishenkeä kuitenkin myös etänä.

Epävarmassa maailmantilanteessa opittiin hyödyntämään etäyhteyksiä tehokkaasti ja hybridimalli voikin toimia osalle yrityksistä hyvin. Jos yrityksellä on esimerkiksi monta toimistoa ympäri maata, voi olla helpompaa valita yksi paikka, josta striimataan lähetystä kaikille osallistujille sijainnista riippumatta. Osa tiimistä voi olla läsnä livenä ja osallistua sisällön tekemiseen striimiä seuraaville.

Kick off -tapahtuman järjestäminen hybriditapahtuma

Vaikka kick-off-tapahtuman järjestäisi ensisijaisesti livenä, hybriditoteutus voi olla hyvä vaihtoehto esimerkiksi maantieteellisesti laajalle levittäyville yrityksille.

7. Päätä kick-off selkeisiin toimenpide-ehdotuksiin

Vaikka kick-offin ydinviestin pyrkisikin kiteyttämään mahdollisimman selkeäksi kokonaisuudeksi, yhden päivän aikana tulleessa tietomäärässä saattaa silti olla sulateltavaa. Strategia kuulostaa hyvältä, mutta miten se siirretään arjen työhön?

Jotta epävarmuuden sijasta katseet voidaan kääntää heti käytännön toimiin, on kick-off hyvä päättää selkeään seuraavat askelmat -osioon. Osiossa kannattaa pyrkiä vastaamaan esimerkiksi seuraaviin kysymyksiin. Mitä käytännössä tehdään, jotta tapahtumassa läpikäydyt asiat saadaan vietyä toteen? Missä järjestyksessä toimitaan? Kuka on vastuussa mistäkin asiasta? Mikä on deadline millekin askelmalle?

8. Mitä huomioida kick-offin jälkeen?

Kick-offista kannattaa koostaa muistio, jotta käsiteltyihin asioihin on helpompi palata jälkeenpäin. Muistio auttaa myös siinä tilanteessa, jos osa tiimistä ei ole päässyt paikalle tilaisuuteen. Myös videotallenne tai -kooste onnistuu nykytekniikalla ja ajaa saman asian kuin muistio, lisäksi sen avulla tiimi voi myöhemmin muistella onnistunutta tapahtumaa.

Tilaisuuden jälkeen osallistujia kannattaa vielä lähestyä esimerkiksi sähköpostitse. Siinä voi olla mukana esimerkiksi tiivistelmä kick-offista, selkeästi kerrotut seuraavat askeleet käytännön tekemisestä ja mahdolliset lähestyvät määräajat osalle toiminnoista. Tässä kohtaa osallistujilta voi myös pyytää palautetta, jonka perusteella on hyvä kehittää mahdollisia tulevia tapahtumia.

Lue lisää kick-offin ja muiden yritystapahtumien järjestämisestä!

 

Tapahtumaa järjestämässä?
Anna meidän auttaa.

”Verkatehdas on laadukas yhdistelmä toimivia tiloja ja intohimoista tapahtumaosaamista. Toteutamme parhaimmat järjestelyt ja autamme sinua saavuttamaan tilaisuutesi tavoitteet.”

Rita Kujanpää, myyntipäällikkö
+358 40 868 2158
rita.kujanpaa@verkatehdas.fi

Desire Lindell-Hautala, myynti- ja tapahtumakoordinaattori
+358 50 595 6704
desire.lindell-hautala@verkatehdas.fi

Rita Kujanpää
Desire Lindell-Hautala

Lisää asiakastarinoita ja blogitekstejä

Odottaako uusi tuote, palvelu, organisaatio tai konsepti lanseeraamista suurelle yleisölle? Käymme blogitekstissä läpi lanseeraustapahtuman järjestämiseen liittyviä yleisiä kysymyksiä ja vastauksia.
14.04.2023
Tapahtumatoimisto TAPAUS toteutti 2M-IT:n kehityspäivän 6.5.2022 Verkatehtaalla.
06.10.2022
Seminaarin järjestäminen on mahtava tapa kerätä ihmisiä esimerkiksi koulutuksen, yhteisen teeman tai muun ajankohtaisen aiheen äärelle. Verkatehtaan kokoussuunnittelija Anu Kärmeniemi keräsi 10 vinkkiä onnistuneen seminaarin järjestämiseen.
25.08.2022