Lanseeraustapahtuman järjestäminen: 8 kysymystä ja vastausta

Julkaistu 14.4.2023
Muokattu 26.9.2023
Kuvat Pasi Visakivi

Odottaako esimerkiksi uusi tuote, palvelu, yritys tai konsepti lanseeraamista suurelle yleisölle? Käymme tässä blogitekstissä läpi lanseeraustapahtuman järjestämiseen liittyviä yleisiä kysymyksiä ja vastauksia.

Tapahtumatalo Verkatehtaan monipuolisissa tiloissa on vuosien varrella lanseerattu erilaisia asioita aina aineettomista palveluista autoihin ja veneisiin asti. Lanseeraukset ovat aina upeita tapahtumia, joihin liittyy paljon huomioitavia yksityiskohtia. Vastaamme tässä blogitekstissä kysymyksiin, joita lanseeraustapahtumien järjestäjillä on usein mielen päällä ja tarjoamme hyödyllisiä vinkkejä.

1) Kannattaako lanseeraustapahtuma järjestää?

Olennainen kysymys lanseeraustapahtuman järjestämistä harkitsevalle tietenkin on, kannattaako sitä ylipäätään järjestää. Tapahtuman järjestäminen on aina resursseja vaativa prosessi, joten järjestäjällä saattaa käydä mielessä, että riittäisikö lanseeraukseen esimerkiksi pelkkä mediatiedote, markkinointikampanja, blogitekstin julkaisu tai tuotteen lisäys verkkokauppaan.

Vastaus tähän kysymykseen riippuu tietysti järjestäjän resursseista. Varmaa on ainakin se, että live-tapahtuman järjestäminen antaa aivan toisenlaisen mahdollisuuden vakuuttaa kohdeyleisö, kuin mitä esimerkiksi pelkkä digitaalinen kampanja tai mediatiedote. Maailmassa, jossa erilaiset digitaaliset kanavat ovat tulvillaan informaatiota, kohdeyleisöön vaikuttaminen ja tunnesiteen luominen onnistuu usein parhaiten live-kohtaamisten kautta.

Hyvän vastauksen kysymykseen antaa vaikuttavista tuotelanseerauksista tunnetun Applen esimerkki. Vuonna 2007, eli samana vuonna, kun ensimmäinen iPhone lanseerattiin Macworld-tapahtumassa, Applen mainontabudjetti oli 467 miljoonaa dollaria (Lähde: CBS News). Toisin sanoen, Applella oli käytännössä rajattomat resurssit lanseerata tuotteensa mainonnan kautta, mutta yritys koki silti lanseeraustapahtuman tehokkaaksi tavaksi tuoda tuotteensa julki.

Live-tapahtuma ja esimerkiksi markkinointikampanja eivät tietenkään ole tosiaan poissulkevia tekijöitä, vaan parhaimmillaan ne täydentävät toisiaan osana lanseeraussuunnitelmaa. Markkinointikampanjalla saat houkuteltua osallistujia lanseeraustapahtumaan, ja lanseeraustapahtumasta saat tuotettua autenttista sisältöä eri kanaviin lanseerausta tukemaan.

2) Millaiseen tilaan lanseeraustapahtumat sopivat?

Lanseeraukset ovat aina tärkeitä hetkiä, joten ensisijaista on varmistaa, että esitysmateriaalit ovat kunnossa, äänentoisto on hyvä ja tekniikka toimii. Jotta voit olla varma tästä, tapahtumatilaksi kannattaa harkita tilaa, jossa teknistä varustelua ja henkilökuntaa on saatavilla talon puolelta. Sen lisäksi, että kaikki toimii ja näyttää osallistujan silmään hyvältä, pystyt myös itse keskittymään paremmin sisältöön, kun tekniikasta huolehditaan talon puolesta.

Tilan valintaan saattaa vaikuttaa olennaisesti myös se, millaista asiaa olet lanseeraamassa. Aineettomat asiat tai pienikokoiset tuotteet harvoin aiheuttavat logistisia ongelmia, mutta entä jos lanseerattava asia onkin vaikkapa vene tai auto? Tässä tapauksessa tapahtumatilan logistiikan ja lastausväylien toimivuus nousee arvoon arvaamattomaan.

Esimerkiksi Verkatehtaan lastausväylät mahdollistavat suurtenkin esineiden sujuvan liikuttelun ja esillepanon. Verkatehtaan katettu lastauslaituri on samassa tasossa Vanaja-salin näyttämön kanssa ja laiturilta pääsee työntämään tavaraa näyttämölle asti ilman kynnyksiä. Matkaa näyttämön ja lastauslaiturin välillä on 15 metriä.

3) Onko visioni tapahtumasta mahdollinen?

Usein lanseeraustapahtumien järjestäjillä herää jonkunlainen visio, miltä tapahtuma ehkä voisi näyttää, tuntua tai vaikuttaa. Jos mielikuvitus lähtee laukalle oikein kunnolla, saattaa järjestäjälle herätä kysymksiä, kuten ”riittäväkö resurssit” tai ”onko tämän toteuttaminen edes mahdollista”.

Suosituksemme on, että vaikka visiot tuntuisivat kuinka lennokkailta, aina kannattaa kysyä ja selvittää. Erilaisissa tapahtumataloissa ja -paikoissa järjestetään niin runsaasti tapahtumia, että suurimmatkaan ideat ovat harvemmin aivan ennenkuulumattomia. Esimerkiksi Verkatehtaan tilat on suunniteltu nimenomaan mahdollisimman mukautuviksi, jotta ne tarjoaisivat mahdollisimman laajasti vaihtoehtoja erilaisiin tapahtumiin. Esimerkiksi Hyvin sanottu -keskustelufestivaalin aikana lähes kaikki tilat sisustettiin ja nimettiin uudestaan, Vanaja-salissa yleisö siirrettiin katsomon sijasta lavalle, ja etupihalle pystytettiin sauna lämpiämään – lähes mikä vain on mahdollista, kun on tarpeeksi mielikuvitusta!

Tapahtumapaikkojen oman varustelun ja osaamisen lisäksi tapahtuma-alalla toimii suuri määrä erilaisia toimijoita, jotka pystyvät palvelemaan järjestäjien tarpeita. Tapahtumapaikkojen henkilökunnalla on usein paljon kontakteja alan toimijoihin – jos siis jokin ei suoraan talon puolesta onnistu, niin vähintäänkin talon henkilökunta osaa suositella osaavaa tekijää. Kannattaa siis aina kysyä!

4) Miten rakentaa lanseeraustapahtuman sisältö?

Lanseeraustapahtumien sisältö on tasapainoilua tiivistämisen ja monipuolisuuden välillä. Tapahtuman sisältöä voi hyvin lähteä laajentamaan esimerkiksi alaan liittyvillä asiantuntijapuheenvuoroilla tai paneelikeskusteluilla. Myös kevyemmät väliohjelmat ja erilaiset tauot tarjoiluineen rytmittävät sisältöä mukavasti. Sisällön laajentaminen tarjoaa varsinaisen lanseeraussisällön lisäksi lisäkannustimia ihmisille saapua paikalle.

Kuitenkin, koska lanseeraustapahuman tarkoitus on nimenomaan lanseerata tietty asia ja saada se jäämään kävijöiden mieliin, sisältöä ei kannata liikaa lähteä laajentamaan eri suuntiin. Mikäli varsinainen lanseeraus on vain yksi osuus koko päivän seminaaria, ydinasia saattaa hukkua päivän aikana kertyneen tietotulvan jalkoihin.

Vaikka sisältöä lähtisikin laajentamaan, kannattaa ainakin tiedottaa tapahtumaohjelman aikataulu yksitysikohtaisesti ennakkoon: tällä tavoin kohdeyleisö, joka ei ehdi osallistua koko tapahtumaan, voi halutessaan saapua kuulemaan vain lanseerausosuuden.

5) Miten viestiä tulevasta lanseeraustapahtumasta?

Lanseeraustapahtuman onnistuminen riippuu paljon siitä, saapuuko paikalle odotetusti osallistujia, ja ovatko paikalle saapuvat osallistujat oikeanlaista kohdeyleisöä. Usein tavoitellaan myös median saapumista paikalle. Jotta paikalle saadaan houkuteltua oikeanlaista osallistujaryhmää, heidän pitää tietysti olla tietoisia, että lanseeraustapahtuma ylipäätään järjestetään, ja tässä oikeanlainen viestintä ja markkinointi nousee tärkeään rooliin.

Mikäli tiedät tarkasti, keitä haluat kutsua, toimiva keino on lähettää kutsu henkilökohtaisesti. Henkilökohtaisesti saatu kutsu tuntuu aina tärkeämmältä, kuin esimerkiksi uutissyötteessä vastaan tuleva Facebook-tapahtuma.

Mikäli henkilökohtaisten kutsujen sijaan haluat toivottaa kaikki kiinnostuneet mahdollisimman laajasti tervetulleeksi, tapahtumamarkkinoinnin keinoja on tietysti enemmän, kuin tässä kannattaa luetella. Oikeiden keinojen ja kanavien valintaa kannattaa pohtia ainakin seuraavien apukysymysten avulla: Missä kanavassa potentiaalisin kohdeyleisö on? Mitä hyötyä lanseeraustapahtumaan osallistuminen tuo potentiaaliselle osallistujalle? Miten lanseeraustapahtuman viesti erottuu edukseen muista viesteistä?

Mikäli tavoittelet median edustajia saapuvaksi tapahtumaan, voit tavoitella heitä esimerkiksi mediatiedotteilla tai uutisvinkeillä. Median edustajien osalta kannattaa myös miettiä, minkälaisia toimittajia lanseeraustapahtuma saattaisi kiinnostaa. Jos lanseeraat esimerkiksi uutta teknologista innovaatiota, kannattaa harkita teknologiajulkaisujen toimittajia. Jos lanseeraat uutta yritystä, joka luo paikallisesti uusia työpaikkoja, paikallismediat saattavat hyvinkin olla kiinnostuneita asiasta.

6) Kannattaako ilmoittaumisia kerätä etukäteen?

Useimmiten lanseeraustapahtumiin on osallistujille vapaa pääsy, eikä sen takia osallistujilta vaadita lipun ostamista. Potentiaalisilta osallistujilta kannattaa kuitenkin kerätä ennakkoilmoittaumisia useistakin syistä.

Selkein syy ilmoittaumisten keräämiseen on seurata osallistujamäärän kehitystä. Mikäli lanseeraustapahtumaan on rajattu määrä paikkoja, osaat ilmoittautumisten perusteella sulkea ilmoittautumislomakkeen oikeaan aikaan. Ilmoittaumisten perusteella osaat myös suunnitella viestintää: mikäli ilmoittaumiset eivät kerry odotetusti, tiedät tehostaa ennakkoviestintää, ja toisaalta jos ilmoittautumiset kertyvät odotettuakin paremmin, voit ohjata viestintään käytettäviä resursseja muualle.

Ennakkoilmoittaumiset ovat myös siitä hyödyllinen keino, että tapahtumatarjoilut pystytään mitoittamaan niiden avulla huomattavasti paremmin. Tarjoilujen määrän lisäksi saat tietoa myös erityisruokavalioista lisäämällä esimerkiksi ”mahdolliset erityisruokavaliot” -kentän ilmoittaumislomakkeelle.

Ilmoittaumisten keräämisessä on myös se käytännön etu, että halutessasi voit kysyä osallistujalta sähköpostiosoitteen, ja näin lähettää esimerkiksi muistutussähköpostin pari päivää ennen tapahtumaa siltä varalta, että ilmoittautuja on unohtanut tapahtuman. Tapahtuman jälkeen voit myös välittää kiitokset, esitysmateriaalin tai lisätietoa kerättyjen yhteystietojen avulla.

7) Kannattaako lanseeraustapahtuma striimata?

Lanseeraustapahtumasta saat täyden hyödyn irti, jos mahdollisimman moni todistaa sitä livenä. Asiasisällön lisäksi livetapahtumat tarjoavat mahdollisuuden vakuuttaa osallistuja esimerkiksi näyttävän valoshow’n tai hienojen tapahtumatarjoilujen avulla.

Koronapandemian myötä kuitenkin myös virtuaalisten tapahtumien merkitys on kasvanut ja toimivuus todistettu. Kannattaako siis lanseeraustapahtuma striimata? Striimaus saattaa houkutella enemmän silmäpareja tapahtuman ääreen, mutta toisaalta vähentää paikan päälle saapuvien määrää. Kannattaa siis pohtia, onko tärkeämpää, että mahdollisimman laaja joukko todistaa lanseerausta sijainnista riippumatta, vai onko tärkeämpää, että kohdennetummalle osallistujaryhmälle saadaan tuotettua täysi live-kokemus?

Yksi asia kuitenkin on selvä: jos päätät striimata lanseeraustapahtuman, striimauksen laatuun kannattaa panostaa. Ammattimaisesti toteutettu striimi parantaa osallistujakokemusta huomattavasti, ja saattaa välittää suurenkin osan livetapahtuman tunnelmasta ruudun toiselle puolelle.

8) Miten päättää lanseeraustapahtuma?

Vaikka lanseeraustapahtuma onkin omistettu lanseerattavalle kokonaisuudelle, tapahtuman raamit eivät todennäköisesti kuitenkaan anna mahdollisuutta käydä läpi aivan kaikkia yksityiskohtia, tai vastata kaikkiin osallistujien kysymyksiin. Tämän takia lanseeraustapahtuma kannattaa aina päättää call to action -osioon, eli kertoa yleisölle, mitä he voisivat asian tiimoilta seuraavaksi tehdä.

Mikäli kyseessä on tuote tai palvelu, voit ohjata yleisön verkkosivuille tekemään ennakkovarauksia tai täyttämään tarjouspyyntölomaketta. Mikäli kyseessä on esimerkiksi uusi yhdistys, joka kaipaa jäseniä, voit ohjata osallistujat jäsensivuille. Olennaista on tarjota jokin kanava, josta osallistuja voi hakea lisätietoa tai kysyä lisäkysymyksiä. Näin saat lanseeraustapahtuman järjestämiseen kohdisteuista resursseista kaiken hyödyn irti.