Seminaarin järjestäminen – 10 vinkkiä onnistuneiden seminaarien järjestämiseen

Julkaistu 25.8.2022
Teksti Anu Kärmeniemi, kokoussuunnittelija
Kuvat Oskari Raunio, Pasi Visakivi ja Eveliina Koski

Seminaarin järjestäminen on mahtava tapa kerätä ihmisiä esimerkiksi koulutuksen, yhteisen teeman tai muun ajankohtaisen aiheen äärelle. Verkatehtaan kokoussuunnittelija Anu Kärmeniemi keräsi 10 vinkkiä onnistuneen seminaarin järjestämiseen.

Seminaarin, kuten minkä tahansa tapahtuman järjestäminen pitää sisällään paljon yksityiskohtia ja muuttuvia tekijöitä. Jokainen seminaari on luonteeltaan erilainen – se mikä toisessa seminaarissa on ensisijaisen tärkeää onnistumisen kannalta, ei välttämättä ole ollenkaan relevantti asia toisessa.

Tämän takia kaiken kattavaa seminaarijärjestäjän muistilistaa on mahdotonta koostaa, eikä tässäkään tekstissä siihen pyritä. Tekstiin on kuitenkin koottu kattavasti eri vinkkejä ja huomioita, joita kannattaa pohtia seminaaria järjestäessä. Toivottavasti mahdollisena seminaarin järjestäjänä löydät tekstistä vastauksia ongelmiisi, uusia ajatuksia, inspiraatiota järjestelyihin tai uskoa seminaarituotannon aloittamiseen!

1) Valitse tila, joka sopii seminaarille

Seminaarien pääasiallinen sisältö on yleensä puhe, joten seminaaritila kannattaa valita siten, että puhetta on miellyttävää kuunnella. Jos seminaari on tarkoitettu pienelle kuuntelijaryhmälle, puheäänentoistoa ei välttämättä tarvita, mutta suurempien yleisöjen seminaareissa hyvin toimiva puheäänentoisto nousee tärkeään rooliin. Äänentoistotekniikan lisäksi tilan akustiikka vaikuttaa kuuntelijoiden viihtyvyyteen.

Tilavalinnassa kannattaa huomioida yksinkertainen, mutta sitäkin tärkeämpi asia, eli istuimet. Koko päivän kestävä seminaari saattaa muuttua kuuntelijoiden kannalta raskaaksi, jos istuminen käy puuduttavaksi.

Esimerkiksi elokuva-auditoriot ovat erittäin toimivia seminaaritiloja, koska ne ratkaisevat kummatkin edellä mainitut ongelmat. Auditorioissa sekä akustiikka että istuimet ovat mukavan pehmeitä!

2) Huomioi sijainnin saavutettavuus

Seminaaripaikan valintaa kannattaa miettiä varsinaisen tilan lisäksi myös laajemmalta kantilta. Vaikka seminaarin aihe liittyisikin suoraan osallistujien työnkuvaan, seminaaripäivät toimivat silti monesti mukavina irtiottoina arkirytmistä. Tätä edesauttaa se, että seminaaripaikan miljöö on miellyttävä ja virkistävä. Vaikka seminaari olisikin organisaation sisäinen, henkiseen valmiuteen voi vaikuttaa positiivisesti se, että tapahtuma viedään työpaikan tutusta neuvotteluhuoneesta johonkin muuhun sijaintiin.

Mikäli seminaaripaikaksi valitaan jokin muu, kuin organisaation oma tila, on tärkeää miettiä seminaaripaikalle saapumista. Esimerkiksi alakohtaisissa tai akateemisissa seminaareissa osallistujat saattavat saapua hyvinkin kaukaa, joten on tärkeää varmistaa, että saapuminen paikalle on sujuvaa. Varmista siis, että julkiset liikenneyhteydet seminaaripaikalle toimivat, ja että osallistujien sekä esiintyjien on helppoa löytää pysäköintipaikka läheltä tilaa.

Mikäli odotat seminaariisi saapuvan kaukomatkalaisia, tai jos seminaarisi on monipäiväinen, on myös majoitusratkaisuja hyvä miettiä. Seminaaripaikka kannattaa valita siten, että sen läheisyydestä on saatavilla tarpeeksi majoitustilaa. Paikalliseen hotelliin kannattaa olla yhteydessä ennakkoon ja varmistua että tilaa löytyy, sekä mahdollisesti sopia jonkinlaisesta yhteistyöstä.

3) Varmistu, että esitystekniikka toimii

Mikään ei latista seminaarin tunnelmaa yhtä varmasti kuin se, että tekniset ratkaisut tökkivät. Kannattaa siis varmistua siitä, että mikeissä on virtaa, esitysmateriaalit ovat valmiina esityskoneella, dianvaihtajat toimivat ja mahdolliset etäyhteydet pelaavat.

Mikäli mahdollista, on tekniikan ulkoistaminen ammattilaisen käsiin aina varma ratkaisu. Näin ollen psytyt järjestäjänä keskittymään muihin asioihin. Hyvä ratkaisu on kääntyä seminaaritilan henkilökunnan puoleen.

Kun esitystekniikan peruselementit ovat hallussa, voit halutessasi miettiä teknisiä ratkaisuja myös laajemmalta kantilta. Erilaisia ääni- ja valotekniikan ratkaisuja voi soveltaa myös seminaarien käyttöön, ja niiden avulla yleisökokemus voidaankin nostaa aivan uudelle tasolla.

4) Varaa suunnittelutyölle aikaa ja kysy rohkeasti apua

Jos olet lukenut tekstiä tänne asti, todennäköisesti ymmärrätkin jo, että seminaarien suunnittelu vie paljon resursseja. Erilaisia yksityiskohtia, tehtäviä ja muistettavia asioita on paljon. Tämän takia suunnittelutyölle kannattaa varata hyvin aikaa, laatia suunnitelma ja merkitä olennaiset asiat muistiin. Vaikka muistiinpanojen, projektisuunnitelmien tai palaveripöytäkirjojen kirjoittaminen saattaakin tuntua ylimääräiseltä työltä, muistiin kirjatut tiedot saattavat osoittautua arvokkaiksi mitä lähemmäksi seminaaria tullaan, ja mitä tiukemmaksi aikataulu menee.

Suunnittelutyön osalta tärkein neuvo kuitenkin on: kysy rohkeasti apua! Tapahtumatuotanto on vaativaa työtä, ja sitä varten asiantuntijat ovat valmiina auttamaan, oli ongelmana sitten laajempi seminaarikokonaisuus tai tuotannollinen yksityiskohta.

5) Aikatauluta seminaarin ohjelma huolellisesti

Toimiva aikataulutus on onnistuneen seminaarin kivijalka. Ihmisten keskittymiskyvyn kesto ei ainakaan ole kehittynyt digitalisaation myötä, ja kuten esimerkiksi professori Alf Rehn kertoo artikkelissaan, ihmiset pystyvät keskittymään yhteen aiheeseen täysillä vain 18–20 minuuttia kerrallaan. Usein kiinnostavilla puhujilla on toki useampiakin aiheita kuin yksi. Kuten Rehn mainitsee, esimerkiksi 45 minuutin puheenvuoro voidaan pitää mielenkiintoisena jakamalla aika kahteen 20 minuutin ”keskittymisosioon” sekä niiden väliin sijoittuvaan, pienen henkisen hengähdystauon tarjoavaan aiheenvaihtoon. Myös TEDx-ohjelma tuntuu nojaavan edellä mainittuun nyrkkisääntöön, sillä TEDx-puheiden ehdoton aikaraja on 18 minuuttia.

Puheiden pituuden lisäksi tietysti myös tauot hyvine tarjoiluineen ovat tärkeitä. Kannattaa varmistaa, että kahvia ja vettä on saatavilla jatkuvasti. Myös ruokailun suunnittelu on tärkeä asia, mikäli seminaari on pidempi kuin 2–3 tuntia.

6) Rajaa seminaarin teema huolellisesti

Kun seminaarin järjestäminen aloitetaan, ylätason teema usein on jo siinä kohtaa selvillä. Tästä huolimatta kannattaa miettiä tarkasti, miten sisällön rajaa. Teemaksi ei välttämättä kannata valita liian yleispätevää aihetta, koska näiden osalta 2020-luvun tietoyhteiskunnassa on saatavilla tietoa rajattomasti. Potentiaaliset osallistujat saattavat pohtia, kannattaako seminariin tulla paikan päälle, koska samasta aiheesta voi vaikka heti etsiä niin paljon tietoa, ettei sitä ikinä ehtisi edes lukea.

Liian tarkkaa rajanvetoakaan ei kuitenkaan välttämättä kannata tehdä, jos tarkoituksena on järjestää koko päivän seminaari: todella spesifin aiheen ympäriltä voi olla vaikeaa löytää useaa asiantuntevaa puhujaa, ainakaan maltillisilla resursseilla.

Seminaareissa, jossa sisältö on hyvin asiakeskeistä, kannattaa myös teeman rajauksessa miettiä ihmisen keskittymiskyvyn rajoja. Asiasisällön väleihin voi olla hyvä ratkaisu ripotella myös hieman kevyempiä aiheita, musiikkiesityksiä tai muuta sisältöä. Tämä jättää osallistujan mieleen hyvän kokemuksen, ja antaa lisäksi aivoille mahdollisuuden levähtää ydinaiheiden välillä.

7) Kartoita mahdollisuus seminaarin striimaukseen

Erityisesti koronapandemian myötä webinaarit ovat kasvattaneet suosiotaan. Vaikka tässä tekstissä ei sen tarkemmin webinaareihin lähdetä pureutumaan, myös live-seminaarin järjestäjän kannattaa miettiä striimausratkaisuja. Esimerkiksi alakohtaisessa seminaareissa, joissa potentiaalisia osallistujia löytyisi laajalta alueelta, voi logistiset realiteetit muodostua esteeksi osallistumiselle. Tällöin striimaus on ihanteellinen ratkaisu!

Hybridiratkaisut ovat toimivia myös siinä tapauksessa, jos organisaation henkilökunta jakautuu useisiin eri maihin tai jopa maanosiin, tai siinä tapauksessa, että organisaatio on yksinkertaisesti liian suuri yhteen seminaaritilaan. Hybridiratkaisujen avulla osa organisaatiosta voi osallistua seminariin livenä, ja osa etänä. Vaikka Verkatehtaan legendaarinen slogan kuuluukin sanoilla ”Elämä on liveä!”, niin viime vuodet ovat osoittaneet, että myös etäratkaisuille löytyy silloin tällöin omat tarpeensa.

Striimausratkaisun laatuun kannattaa kiinnittää huomioita. Yhden kameran striimin avulla usein olennaisin, eli puheiden sisältö, välittyy kyllä ruutujen toisella puolelle, mutta ammattimaisesti toteutettu striimaustuotanto nostaa hybridikokemuksen aivan toiselle tasolle.

8) Mahdollista osallistujien ja esiintyjien vuorovaikutus

Yksi tärkeimmistä syistä järjestää seminaareja on vaihtaa kuulumisia tuttujen kanssa, herättää keskustelua, synnyttää uusia ajatuksia ja tutustua uusiin ihmisiin. Jotta tämä onnistuu, seminaarin järjestäjän tulee mahdollistaa osallistujien sekä esiintyjien välinen vuorovaikutus.

Klassinen tapa tähän on esitysten jälkeisille kysymyksille osoitetut aikaikkunat – merkittävimmät ajatukset syntyvät seminaareissa usein tätä kautta. Jotta kaikki osallistujat pääsevät kuulemaan Q & A -osioiden näkemykset, on tärkeää välittää kysyjille yleisömikrofoneja. Myös lounas- ja kahvitauot ovat perinteinen tapa verkostoitua, joten niihin varattua aikaa ei kannata ensimmäisenä lähteä kaventamaan.

Myös erilaiset digitaaliset ratkaisut auttavat vuorovaikutuksessa. Seminaarin ajaksi voi avata esimerkiksi chatin, jonka kysymykset ja kommentit singahtavat chat-näytölle. Tämän avulla osallistujien on helppoa jakaa omia ajatuksiaan, ja esiintyjien myös tarttua näihin.

9) Mahdollista yksinkertainen kanava lipunmyynnille tai imoittautumiselle

Seminaari voi olla tarkoitettu joko ulkoiselle tai sisäiselle kohderyhmälle, ja se voi olla joko maksullinen tai maksuton. Yksi asia on kuitenkin yhteinen: lipun ostamisen tai ilmoittautumisen pitää olla yksinkertaista ja helppoa.

Verkossa lippujen myyminen onnistuu helposti esimerkiksi lipunvälittäjien palveluiden kautta. Miksei lippuja voi myydä myös omilla verkkosivuilla, kunhan huomioi tähän liittyvät yksityiskohdat, kuten maksunvälityksen.

Vaikka tapahtuma olisi maksuton, ilmoittautumisten kerääminen on silti fiksua. Näin pystyt ennakoimaan esimerkiksi osallistujamäärää, tarjoilujen tarvetta ja erityisruokavalioita. Ilmoittautumislomakkeella voit myös kerätä esimerkiksi osallistujien sähköpostiosoitteen, jonka avulla voit lähettää osallistujille ennakkotietoa tai esimerkiksi palautekyselyn. Seminaarin ilmoittaumislomake on helppoa rakentaa verkkosivuille tai esimerkiksi ilmaista Google Forms -työkalua hyödyntäen.

10) Suunnittele seminaarin luonteeseen sopivat viestintäratkaisut

Seminaarin viestinnälle ja markkinoinnille on luonnollisesti olemassa loputon määrä erilaisia keinoja ja kanavia, emmekä niitä lähde tässä luettelemaan. Tässä kuitenkin muutama apukysymys, joita kannattaa pohtia, ennen kuin alkaa rakentamaan seminaarin viestintä- tai markkinointisuunnitelmaa.

Onko kohderyhmä sisäinen vai ulkoinen? Sisäisen kohderyhmän seminaareissa viestintään on helppoa valjastaa organisaation omat kanavat, mutta ulkoisten kohderyhmien osalta taas oikeiden kanavien etsiminen on hieman vaativampaa.

Mistä ulkoisen kohderyhmän tavoittaa? Jos kyseessä on esimerkiksi toimialakohtainen seminaari, luonnollinen valinta on toimialan omat julkaisut. Jos kohderyhmänä on on esimerkiksi tietyn toimenkuvan asiantuntijat, voi markkinointia kohdistaa esimerkiksi LinkedInissä tittelien perusteella.

Onko tapahtuma maksullinen vai maksuton? Päätös maksuttomiin tapahtumiin osallistumisesta tehdään yleensä melko myöhään, joten myös viestintä kannattaa ajoittaa hieman lähemmäksi tapahtumaa. Maksullisiin tapahtumiin sitoudutaan pääsylippuostoksen kautta aiemmin, joten myös viestintä kannattaa aloittaa aiemmin.

Lue lisää seminaarin järjestämisestä Verkatehtaalla.