Tapahtumajärjestäjän muistilista – mitä, koska, miksi ja kenelle?

Julkaistu 6.10.2024

Onko tapahtuma haaveissa tai jo tavoitteena? Verkatehtaan tapahtuma-ammattilaiset auttavat sinua joka käänteessä, joten voit siis luottaa tapahtumasi käsiimme.

Tässä lisäksi valmistautumisesi tueksi tapahtuman järjestämisen muistilista, jonka avulla pääset suunnittelun alkuun ja kiinni tapahtumatuotannon rakenteeseen ja tapahtuman järjestämisen vaiheisiin alusta loppuun.

Miksi?

Terävöitä itsellesi ja tiimille, miksi haluat järjestää tapahtuman? Mikä on sen tarkoitus ja mihin tapahtumalla tähdätään? Sen jälkeen suunnittelu on selkeästi helpompaa ja kustannustehokkaampaa.

Mitä?

Mikä on tapahtuman idea ja teema? Hahmottele itsellesi selkeä kuva siitä, MITÄ olet järjestämässä ja millaisen mielikuvan haluat tapahtumalla luoda.

Kenelle?

Mikä on tapahtuman kohderyhmä, jolle tapahtumasi on pääsääntöisesti tarkoitettu? Miten kohderyhmää rajataan ja, mitkä asiat vaikuttavat rajaamiseen (budjetti, ajankohta, asiasisältö)? Päätä myös kenelle tapahtuma ei ole tarkoitettu, niin teen kohderyhmän rajaamisesta helpompaa. Mieti myös onko tapahtumasi kutsu avec.

Koska?

Milloin tapahtuma täytyy tai olisi kiva järjestää? Määrittääkö jokin ulkoinen tekijä oikean ajankohdan vai voiko sen päättää vapaasti? Huomioi kohderyhmän mahdolliset loma-ajat, muiden mahdollisten tapahtumien ajankohdat ja kilpaileva ajankäyttö. Mieti myös, kauanko tapahtuman on pakko tai olisi kiva kestää.

Missä?

Mikä on paras lokaatio tapahtumalle? Kuinka iso yhtenäinen tila tarvitaan vai tarvitaanko ohjelmasisällön vuoksi useita erillisiä tiloja? Tarvitaanko esteetön tila ja esimerkiksi induktiosilmukka? Selvitä, mistä tapahtuman osallistujat tulevat, jotta osaat valita sopivan tilan hyvien liikenneyhteyksien varrelta. Ja muista miettiä, missä tapahtuman tarjoilut tapahtuvat. Eri tapahtumataloissa tilasopimuksiin sisältyy erilaisia asioita. Lue tarkkaan mitä sopimukseesi kuuluu, niin tiedät mistä sinun ei enää tarvitse huolehtia.

Tarjoilut

Mieleenpainuvassa ja onnistuneessa tapahtumassa on hyvä tarjoilu, joka huomioi ruuassa erityisruokavaliot sekä rajoitteet ja juomissa vieraat, jotka eivät nauti alkoholia. Jos tapahtumapaikassa ei ole ravintolapalveluita, muista miettiä ajoissa, mistä tapahtuman tarjoilut tulevat. Päätä myös onko tarjolla lämmin ruoka vai cocktailtyyppinen naposteltava. Muista kahvit, kastettavat, alkumaljat ja vedet – tapahtuman luonteen mukaan. Mieti myös, onko tapahtumassa alkoholitarjoilu ja onko se järjestäjän piikkiin vai itse ostaen?

Budjetti

Kun olet hahmotellut osallistujamäärän, tapahtuman lokaation, tarjoilut ja ideoinut ohjelmaa, on viimeistään laadittava tapahtuman budjetti. Joskus budjetti on valmiina ja asettaa reunaehdot tapahtumapaikalle ja -sisällölle sekä kutsuttavien määrälle. Kirjoita budjettiin auki tila, ohjelmaideat, tarjoilut sekä somistus- ja muut kulut ja muista päivittää budjettia tapahtuman suunnittelun edetessä. Jos mahdollista, varaa budjettiin myös puskuri yllätyskuluja varten.

Ohjelma

Kun tiedät kohderyhmän, tapahtuman teeman, lokaation sekä käytössä olevan budjetin, päätä ohjelma. Onko puheita? Entä taustamusiikkia, DJ tai livemusiikkia tai muuta ohjelmaa, joka vaatii erityisiä teknisiä valmiuksia? Entä tapahtuman host ja/tai juontaja – kuka pitää ohjelman aikataulusta kiinni ja kertoo osallistujille, mitä seuraavaksi tapahtuu? Mitä paremmin tunnet kohderyhmän, sitä paremmin osaat suunnitella ohjelman – joskus vähemmän on todellakin enemmän ja aikaa jää seurustelulle.

Tekniikka

Viimeistään kun ohjelman sisältö selviää, selviävät myös tekniset vaatimukset. Valittu lokaatio voi asettaa reunaehtoja tekniikalle, joten jos toiveissa on jotain erityistä ohjelmaa, kannattaa asia käydä tapahtumapaikan kanssa läpi jo suunnitteluvaiheessa. Moderneissa tapahtumatiloissa on perustekniikka ja usein saatavilla lisätekniikkaa ja valoja joko tapahtumapaikasta tai paikan yhteistyökumppanilta. Jos näin ei ole, muista varautua budjetissa siihen, että tarvittava tekniikka pitää ostaa ulkoa osittain tai kokonaisuudessaan.

Turvallisuus

Jos tapahtuma järjestetään virallisessa tapahtumatalossa tai -paikassa, löytyy tapahtumapaikasta pääsääntöisesti aina turvallisuudesta vastaava henkilö, jonka kanssa käydään läpi tapahtuman turvallisuuteen liittyvät asiat. Tämän tahon kanssa katsotaan turvallisuusjärjestelyille asetettava taso ja huomioidaan mahdolliset erityistä turvallisuutta edellyttävät ohjelmanumerot tai vieraat. Tapahtumapaikasta löytyy tällöin myös pelastus- ja turvallisuussuunnitelma. Jos tapahtuman pitopaikka on jokin muu, muistathan miettiä, että kuka laatii tapahtumalle pelastus- ja turvallisuussuunnitelman ja toimii tapahtuman turvallisuuspäällikkönä? Tällöin turva ostetaan ulkoa ja tämän ulkoisen tahon kanssa määritetään esimerkiksi kuinka paljon tarvitaan järjestyksenvalvojia, missä on ensiapupiste ja ketkä siellä päivystävät.

Projektiaikataulu

Koska tapahtuman sisällön suunnittelu alkaa? Mitkä ovat tärkeitä päiviä esimerkiksi varausten vahvistamisen kannalta? Entä milloin mahdolliset esiintyjävahvistukset tulee tehdä?  Milloin mahdolliset luvat, suunnitelmat ja kutsut tulee lähettää? Entä kuka vastaa tapahtuman suunnittelusta ja kirjaa ylös projektin etenemisen? Tapahtuman hallintaan kannattaa panostaa, jotta tarpeellisten henkilöiden on helppo seurata projektin etenemistä ja kaikilla on pääsy tarvittaviin materiaaleihin.

Somistus

Tapahtuman teema, ajankohta, kohderyhmä ja sisältö määrittävät sopivan somistuksen. Jos budjetti antaa myöden, somistamiseen voi ottaa ulkopuolisen toimijan, joka ideoi säväyttävän kokonaisuuden. Ideoita somistukseen löytyy paljon myös esimerkiksi netistä ja somekanavista. Pääasia on ottaa huomioon tapahtuman luonne ja se, että toimiiko kohderyhmälle esimerkiksi kukat ja ilmapallot tai kynttilät ja lamppuroikat. Myös tapahtumapaikka voi määrittää somistusta, esimerkiksi elävää tulta ei saa kaikissa paikoissa turvallisuussyistä käyttää. Tällöin ledikynttilät ja lamppuroikat ovat oiva vaihtoehto. Tärkeintä on huomioida kokonaisuus ja tapahtuman luonne.

Kalustus

Tapahtuman kalustuksen määrittävät tapahtuman sisältö, ohjelma ja osallistujien määrä. Tarvitaanko lava? Entä tuolirivit vai pöytäryhmät? Asiantuntevan avun, ideat ja ohjeet kalustukseen saa tapahtumapaikasta. Kalustuksen suhteen tulee huomioida myös aikataulu, eli koska tapahtuma rakennetaan ja kauanko purku kestää?

Luvat

Mikäli tapahtuma järjestetään virallisessa tapahtumatalossa tai -paikassa, viranomaisten edellyttämät luvat, ilmoitukset ja vakuutukset hoituvat pääsääntöisesti tapahtumapaikan kautta. Jos tapahtumapaikaksi valitaan julkinen alue, kuten puisto, tori tai muu tapahtumakäyttöön muuten sopiva paikka, tulee tapahtumajärjestäjän huolehtia tarvittavista luvista ja vakuutuksista hyvissä ajoin ennen tapahtumaa.

Saapuminen

Muista miettiä, miten osallistujat saapuvat tapahtumaasi. Pääseekö julkisilla, kävellen tai pyörällä vai tarvitaanko kuljetuksia? Vai saavutaanko omilla autoilla, jolloin tarvitaan reilusti mieluiten maksutonta pysäköintitilaa. Tapahtumapaikan sijainti vaikuttaa paljon siihen, mitä saapumisinfoa sinun tarvitsee jakaa osallistujille. Huomioi myös mahdollinen liikenteenohjauksen ja opastuksen tarve mikäli tapahtuma järjestetään muualla kuin vakiintuneessa tapahtumatilassa.

Markkinointi ja viestintä

Selvitä, miten ja missä tapahtumasi kohderyhmä tavoitetaan. Päätä kanavat joissa tapahtumasta kerrotaan mikäli tapahtuma on julkinen. Jos tapahtumaan kutsutaan vain tietty kohderyhmä, päätä miten heille tiedotetaan tulossa olevasta tapahtumasta. Päätä kuka vastaa markkinoinnista, kirjoittaa tiedotteet ja vastaa sisällöistä. Jos kyseessä on julkinen tapahtuma mieti, mitä medioita hyödynnetään ja missä aikataulussa. Tapahtumasi tarvitsee visuaalisen ilmeen, joka toistuu myös itse tapahtumassa kun sen aika on. Päätä myös mitä materiaalia (flyerit, nimikortit, passit, julisteet, pöytäkortit, menut, ohjelmat jne) painetaan ja missä? Vai ovatko tapahtumasi ohjelmat ja infot äpissä tai vain verkkosivuilla?

Yhteistyökumppanit ja sponsorit

Onko tapahtumalle mahdollista tai tarpeellista hankkia yhteistyökumppaneita tai sponsori? Jos kyseessä on julkinen, iso tapahtuma, voi kumppaneista olla erittäin suuri hyöty. Mieti, mikä taho voisi olla hyödyllinen tapahtumaasi ajatellen? Ja pohdi, etsitkö rahoittavaa kumppania vai kenties kumppania, joka osallistuu ohjelmaan ja tuo muita resursseja tapahtumaasi?

Liput ja kutsut

Jos kyseessä on tapahtuma, johon myydään lippuja, päätä lipunmyyntikanava. Onko oma lippukauppa tarpeen vai luotetaanko lipunmyyntikumppaniin? Päätä myös myydäänkö lippuja tapahtumapaikalla, mikäli niitä on tapahtumapäivänä jäljellä. Jos myydään, muista käteiskaupassa pohjakassa tai varaudu korttimyyntipäätteellä. Jos tapahtumaan kutsutaan ihmisiä, tarvitset kutsuprosessin. Moderniin tapahtumahallintaan löytyy useita erilaisia digitaalisia vaihtoehtoja. Jos haluat, voit myös säväyttää postitse lähetettävällä kutsulla, jolla voit luoda tapahtumalle korkeamman statuksen. Mahdolliset kumppanit on helppo huomioida lipuissa tai kutsuissa. Jos tapahtumaan on erilaisia kutsu- ja lipputasoja, kuten VIP, muista erottaa prosessit sekä fyysiset liput ja kutsut toisistaan. 

Jätehuolto

Jos tapahtumasi järjestetään tapahtumatalossa, saat käyttöösi kyseisen paikan jätehuollon. Mutta jos järjestät tapahtuman vaikkapa ulkona, torilla tai puistossa, tarvitset jätehuollon. Muista tilata se paikalliselta jäteyhtiöltä ajoissa. Osallistujamäärän perusteella päätetään kuinka paljon tarvitaan jäteastioita ja esimerkiksi vessoja. Tapahtuman ekologisuusaste ja kierrätystavoite määrittävät sen, millaisia jäteastioita tilataan. 

Siivous

Jos tapahtumasi järjestetään tapahtumatalossa, saat käyttöösi kyseisen paikan siivouspalvelun. Tapahtumasta riippuen tarvitaan mahdollisesti erilaisia siivouspäivystyksiä, jotka sovitaan tapahtumapaikan kanssa erikseen. Jos järjestät tapahtuman vaikkapa ulkona, torilla tai puistossa, tarvitset siivouspalvelun. Musta miettiä tilan siivous ennen tapahtumaa, tapahtuman aikana sekä jälkeen. Erityisesti wc-tilojen siisteys ja jäteastioiden tyhjennys tapahtuman aikana vaikuttavat osallistujien viihtymiseen.

Henkilökunta

Mieti, miten oma henkilökuntasi näkyy ja erottuu tapahtumassa. Ovatko he työasuissa tai onko heillä erilainen passi tai nimikyltti? Muista päättää myös se, että onko tapahtuma henkilökunnalle työaikaa eli palkallista. Henkilökunta tarvitsee ruokailun, tauotuksen sekä pukeutumis- ja taukotilat.

Taltiointi

Tapahtuman taltiointi takaa sen, että voit palata tapahtumaan myöhemminkin ja hyödyntää tallennetta esimerkiksi seuraavan vastaavan tapahtuman markkinoinnissa. After movie ja valokuvat ovat erinomaista materiaalia myös somekanaviin ja nettisivuille. Muista hyvissä ajoin miettiä löytyykö omasta väestä taltiointitaitoista henkilöä vai varataanko kuvaaja ulkopuolelta? Muista myös kertoa osallistujille etukäteen sekä paikan päällä, että tapahtumassa otetaan valokuvia ja/tai kuvataan videomateriaalia.

Give Away

Tapahtuman lopussa osallistujalle voi antaa matkamuiston, joka jatkaa onnistuneen tapahtuman vaikutusta ja syventää siitä jäänyttä muistijälkeä osallistujan mielessä. Give away voi olla vaikkapa narikassa jaossa oleva heijastin, pöytiin jaettu pikkuyllätys tai sähköpostiin lähetetty lahjakortti. Pääasia on, että pieni yllätys sopii tapahtuman teemaan ja yllättää positiivisesti. Muista varata give away myös esiintyjille, mahdollisille talkoolaisille ja juontajalle.

Palaute

Tapahtumasta kannattaa aina kerätä palautetta esimerkiksi jälkikäteen osallistujien sähköposteihin lähetettävän palautekyselyn avulla. Näin saadaan tärkeää tietoa tapahtuman onnistumisesta ja voidaan oppia tulevia tapahtumia varten. Palautekyselyn vastaamiseen voidaan motivoida vaikkapa pienellä palkinnolla. Palautteet on tärkeää käydä läpi ja kertoa niistä avainhenkilöille.