Tietosuoja ja evästeet

Käyttäessäsi internet-sivujamme tai asioidessasi kanssamme henkilökohtaisesti saatamme kysyä sinulta henkilötietojasi ja tallentaa ne rekistereihimme. Käsittelemme niitä tarpeen mukaan esimerkiksi markkinoinnin kohdentamiseksi, asiakkaan tunnistamiseksi tai palveluiden, tavaroiden ja viestien toimittamiseksi sinulle. Sinulta voidaan kysyä mm. nimeä, puhelinnumeroa, postiosoitetta, sähköpostiosoitetta, syntymäaikaa, henkilötunnusta, tilinumeroa, luottokortin numeroa.

Ellei laista muuta johdu, emme luovuta henkilötietojasi ilman suostumustasi kolmansille osapuolille muussa kuin edellä kuvatuissa tarkoituksissa. Tiettyihin palveluihin voivat soveltua erilliset käyttöehdot ja yksityisyydensuojakäytännöt.

Varatessasi lippuja tai tiloja, annat meille henkilötietojasi ja tallennamme tiedot mm. pystyäksemme tarjoamaan sinulle parempaa palvelua. Lisäksi säilytämme tiedot ostohistoriastasi ja siitä mitä palveluja olet käyttänyt. Tietojasi voidaan säilyttää ja käyttää seuraaviin tarkoituksiin: kirjanpito, laskutus, tilintarkastus, luotto- tai muun maksukortin todentaminen ja petostentorjuntaseulonta, turvallisuus-, hallinto- ja oikeudelliset tarkoitukset, tilasto- ja markkinointianalyysi, asiakaskyselyt ja asiakassuhteet, kuluttaja- ja markkinointitutkimukset.

Lisäksi voimme käyttää tietoja apunamme tulevissa kanssakäymisessä kanssasi, esimerkiksi tunnistamalla toiveitasi. Tähän saatamme käyttää apuna, Ticketmaster Suomi Oy:tä, Lippupiste Oy:tä, Salesforce CRM-ohjelmistoa, ulkopuolista tiedonkäsittely- tai seulontapalveluyritystä.

Nämä tahot voivat säilyttää tietojasi soveltuvien lakien mukaisesti. Tiedon jakaminen voi johtaa tietojen jakamiseen eri maiden välillä Euroopan talousalueen sisällä.

Emme käytä tietojasi suoramarkkinointitarkoituksiin ilman suostumustasi.

Luvallasi voimme lähettää sinulle tietoa palveluistamme, hinnoistamme, tarjouksistamme ja muista Verkatehdasta koskevista uutisista. Jotta voisimme tarjota sinulle juuri sinua kiinnostavaa tietoa, saatamme tarkastella ostohistoriaasi. Saadaksemme paremman kuvan kiinnostuksesi kohteista, voimme myös yhdistää antamiasi tietoja evästeiden avulla keräämäämme dataan käynneistäsi verkkosivustoillamme ja mobiilipalveluissamme.

Voit antaa suoramarkkinointiluvan verkkosivuillamme tilaamalla uutiskirjeemme tai pyytämällä tarjouksen. Lisäksi kysymme suoramarkkinointisuostumustasi, kun osallistut Verkatehtaan järjestämään kilpailuun tai kampanjaan tai tilaat lippuja Ticketmaster Suomi Oy:n tai Lippupiste Oy:n järjestelmistä.

Emme jaa tietojasi Verkatehtaan ulkopuolelle suoramarkkinointitarkoituksissa. Jos kuitenkin jostain poikkeuksellisesta syystä haluaisimme sallia kolmannen osapuolen lähettää sinulle suoramarkkinointiviestejä, pyydämme suostumustasi ennen tietojen antamista.

Tavallisimmin lähetämme suoramarkkinointiviestimme sinulle sähköpostilla, jos olet antanut meille sähköpostiosoitteesi. Joissain tapauksissa voimme lähestyä sinua myös puhelimitse, tekstiviestillä tai postitse.

Jos et halua enää vastaanottaa suoramarkkinointiviestejämme, voit helposti peruuttaa tilauksesi, milloin tahansa. Peruutusohjeet löytyvät jokaisesta lähettämästämme suoramarkkinointiviestistä. Vaikka olisit peruuttanut suoramarkkinointiviestien tilauksen, lähetämme sinulle silti varauksiasi koskevia vahvistus- ja palveluviestejä.

Voimme kerätä, käsitellä ja analysoida tietoja sivujemme käytöstä, liikenteestä, tapahtumista ja muista sivuihin liittyvistä tilastotiedoista. Voimme myös hankkia tällaista tietoa luotettavilta kolmansilta tahoilta. Tällaista tietoa ei voida palauttaa yksittäistä tunnistettavaa henkilöä koskevaksi.

Alueellamme on nauhoittava kameravalvonta. Kameravalvonnan tarkoituksena on ennaltaehkäistä henkilöihin tai omaisuuteen liittyviä vahingontekoja. Tallenteita katsotaan jälkikäteen vain edellä mainittujen asioiden selvittämiseksi ja pääsääntöisesti viranomaisen pyynnöstä. Tallenteiden katseluoikeus on ainoastaan vakinaisella turvallisuushenkilöstöllämme.

Tallenteet säilytetään tietokoneella, joka on suljetussa verkossa ja säilytetään fyysisesti suljetuissa tilassa, johon pääsee vain tunnistautumalla, ja huoneessa kävijät voidaan jälkeenpäin todeta. Tallenteita säilytetään tietokoneen muistissa 2–4 viikkoa, jonka jälkeen tiedot automaattisesti hävitetään.

Kunnioitamme yksityisyyttäsi ja olemme sitoutuneet huolehtimaan sinun henkilötietojesi asianmukaisesta käsittelystä. Olemme tehneet parhaamme varmistaaksemme tietojesi luottamuksellisuuden, turvallisuuden ja oikeellisuuden. Henkilötietojesi käsittely tapahtuu henkilötietolainsäädäntöä ja viranomaismääräyksiä noudattaen.

Sinulla on kuitenkin oikeus vaatia, että poistamme henkilötietosi rekistereistämme ja toteutamme vaatimuksesi, ellei muu lainsäädäntö sitä estä. Lisäksi sinulla on oikeus saada tietää, mitä tietoja olemme rekistereihimme sinusta tallentaneet. Nämä pyynnöt tulee esittää kirjallisesti ja lähettää ne sähköpostilla osoitteeseen arto.helkio@verkatehdas.fi tai postilla osoitteeseen Verkatehdas Oy, Paasikiventie 2, 13200 Hämeenlinna.

Verkatehdas Oy
Arto Helkiö, Talousjohtaja/tietosuojavastaava
Paasikiventie 2, 13200 Hämeenlinna
arto.helkio@verkatehdas.fi
+358 40 868 2156

Tietosuojavastaavamme vastaa henkilötietorekistereistämme tehtyihin kirjallisiin kysymyksiin mahdollisimman pian, kuitenkin viimeistää kuukauden kuluessa.

Verkatehdas Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri.

Käsittelyn tarkoituksena on asiakassuhteen hoitaminen, sopimuksiin perustuvien oikeuksien ja velvoitteiden hoitaminen, tiedottaminen ja suoramarkkinointi Verkatehtaan asioista, asiakastutkimukset esim. kuluttaja- ja markkinatutkimukset.

Verkatehdas Oy käsittelee henkilötietoja itse eikä luovuta henkilötietoja kolmansille osapuolille, paitsi käyttämilleen alihankkijoille. Alihankkijat käyttävät henkilötietoja vain Verkatehdas Oy:n lukuun. Alihankkijat ovat sitoutuneet tietosuoja-asetuksen vaatimuksiin.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet ovat seuraavat:

• Rekisteröity on antanut suostumuksen henkilötietojensa käsittelyyn.
• Käsittely on tarpeen keskinäisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi.
• Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän oikeutetun edun toteuttamiseksi.

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja asiakkaista:

• nimi
• osoite
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite
• henkilötunnus
• pankkitili
• työnantaja.

Rekisteri koostetaan Kulttuuri- ja kongressikeskus Verkatehdas Oy:n asiakastietojärjestelmästä (Salesforce CRM-ohjelmisto, Netvisor taloushallinto-ohjelmisto, Ticketmaster Oy:n ja Lippupiste Oy:n lipunmyyntijärjestelmät ja uutiskirjeen tilaajista) ja yleisesti saatavilla olevista internet-lähteistä. Pitkään käyttämättöminä olleet asiakastiedot voidaan poistaa.

Kulttuuri- ja kongressikeskus Verkatehdas Oy ei luovuta asiakkaiden henkilötietoja ulkopuolisille, paitsi Suomen viranomaisten niin vaatiessa. Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta EU- tai ETA –alueen ulkopuolelle, ks. poikkeukset alla. Jos henkilötietoja luovutettaisiin ulkopuolisille, niin tähän pyydettäisiin erikseen suostumus.

Verkatehdas käyttää Mailchimp-sähköpostipalvelua asiakasviestintään ja suoramarkkinointiin. Mailchimpin käyttämät palvelimet sijaitsevat EU:n ulkopuolella, joten henkilötietoja (nimi ja sähköpostiosoite) siirretään EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle. Mailchimp on Privacy Shield -sertifioitu palvelu, joka on sitoutunut noudattamaan EU:n tietosuoja-asetuksen ja Euroopan Unionin komission kolmansille maille asettamia vaatimuksia tietosuojan tasosta. Lue lisää Mailchimpin tietosuojakäytännöistä.

Tietoja voidaan poistaa asiakkaan vaatimuksesta tai asiakassuhteen päättymisen vuoksi.

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Verkatehdas Oy:n tietoverkko ja laitteisto, jossa rekisteriä säilytetään, on suojattu palomuurilla ja muilla teknisillä apuvälineillä. Pääsy rekisteriin on salasanoin rajoitettu vain henkilöille, jotka tarvitsevat rekisterin tietoja työssään. Henkilökuntaa sitoo työsopimuksissa määritelty salassapitovelvollisuus.

Rekisteriin kerättyjä henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin ja yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty. Lisäksi henkilötietoja säilytetään mahdollisten muiden lakien määräysten mukaisesti.

Rekisterinpitäjä arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti omien käytäntöjensä mukaisesti. Lisäksi rekisterinpitäjä toteuttaa kaikki kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden virheelliset henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.

Rekisteröidyllä on Suomen kansallisen tietosuojaa koskevan lainsäädännön mukaiset oikeudet jaseuraavat GDPR:n mukaiset perusteet:

1. oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin sekä seuraavat tiedot:
   • käsittelyn tarkoitukset;
   • kyseessä olevat henkilötietoryhmät;
   • vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät, joille henkilötietoja on luovutettu tai on tarkoitus luovuttaa;
   • mahdollisuuksien mukaan henkilötietojen suunniteltu säilytysaika tai jos se ei ole mahdollista, tämän ajan määrittämiskriteerit;
   • rekisteröidyn oikeus pyytää rekisterinpitäjältä häntä itseään koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista taikka henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa tällaista käsittelyä;
   • oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle;
   • jos henkilötietoja ei kerätä rekisteröidyltä, kaikki tietojen alkuperästä käytettävissä olevat tiedot (GDPR 15 art.);
2. oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen (GDPR 7 art.);
3. oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot sekä oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä, muun muassa toimittamalla lisäselvitys ottaen huomioon tarkoitukset, joihin tietoja käsiteltiin (GDPR 16 art.);
4. oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, edellyttäen, että
   • henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
   • rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
   • rekisteröity vastustaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä tai rekisteröity vastustaa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksia varten;
   • henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
   • henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (GDPR 17 art.);
5. oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos
   • rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden;
   • käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
   • rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi; tai
   • rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet (GDPR 18 art.);
6. oikeus saada itseään koskevat henkilötiedot, jotka rekisteröity on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle sen rekisterinpitäjän estämättä, jolle henkilötiedot on toimitettu, jos käsittely perustuu asetuksen tarkoittamaan suostumukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti (GDPR 20 art.);
7. oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR 77 art.).

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan kohdassa 1 mainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.

Verkatehdas Oy
Paasikiventie 2, 13200 Hämeenlinna
+358 40 868 6011
info@verkatehdas.fi

Ari Törnberg, tekninen isännöitsijä
Paasikiventie 2, 13200 Hämeenlinna
ari.tornberg@verkatehdas.fi
+358 50 572 4850

Hämeenlinnan Verkatehtaan kameravalvontajärjestelmä.

Tallentavan videovalvontajärjestelmän tarkoitus on ehkäistä omaisuuteen, henkilökuntaan tai asiakkaisiin kohdistuvaa ilkivaltaa tai rikoksia sekä dokumentoida tapahtunut vastuukysymysten selvittämistä varten. Tallentavalla kameravalvontajärjestelmällä pyritään suojaamaan asiakkaita ja henkilökuntaa, lisätä heidän turvallisuuttaan, valvoa kiinteistöä sekä auttaa järjestyksen pidossa. Tätä tarkoitusta varten rekisteriin tallennetaan kiinteistössä tai sen välittömässä läheisyydessä oleskelevien henkilöiden tietoja.

Verkatehtaan alueella tarkoitetaan: Päärakennus, Vanaja-sali, elokuvakeskus, opistotalo, ARX-talo, keltainen-talo, teatteritalo ja radiotalo sekä näiden kiinteistöjen välitöntä läheisyyttä, piha- ja pysäköintialueita.

Kameroiden avulla valvotaan kiinteistön sisäänkäyntejä, julkisivua, yleisötiloja sekä pysäköintialueita. Valvonnasta on informoitu ulkoalueiden sisääntuloväylillä sekä pääsisäänkäynneissä asianmukaisilla kylteillä. Valvontakamerat ovat käytössä 24 h/vrk. Tallennus tapahtuu serverikoneelle, jossa tietoa säilytetään viikosta kahteen viikkoon. Tallennus on jatkuvaa. Järjestelmään kerätään vain kohdan 4 asioiden hoitamisen kannalta tarpeellisia tietoja.

Verkatehtaan alueen kiinteistä 25 valvontakamerasta tallentuva tieto.

Kameroiden tallenteita ei luovuteta tai jaeta ilman Verkatehtaan nimeämän edustajan lupaa. Vahtimestari/vartija voi seurata valvontakameroita reaaliaikaisesti valvomosta. Erillisestä pyynnöstä tallenteita luovutetaan poliisille.

Tietoja ei luovuteta.

Tallentimet sijaitsevat Verkatehtaan päärakennuksen teletilassa sekä vahtimestarien työpisteessä. Molempiin tiloihin pääsy on rajattu vain tietyille henkilöille.