”Verkatehtaan näyttävät puitteet nostivat tapahtumamme seuraavalle tasolle”
Julkaistu 5.9.2024
Kuvat Vapaaehtoissovittelijat
Vapaaehtoissovittelijoiden valtakunnallinen seminaari täytti Verkatehtaan huhtikuussa 2024. Hämeenlinna ja Verkatehdas valikoituivat kaksipäiväisen seminaarin pitopaikaksi muun muassa keskeisen sijainnin ja helpon saavutettavuuden ansiosta. Edustava tapahtumapaikka nosti tapahtuman kokonaisuutena seuraavalle tasolle.
Verkatehdas oli tapahtuman järjestäjille ennestään tuttu paikka ja jo suunnitteluvaiheessa se ensimmäinen vaihtoehto, jossa tapahtuman toivottiin mahdollistuvan.
”Etsimme tapahtumallemme paikkaa Kanta-Hämeen alueelta, tavoitteena löytää monipuolinen ja edustava tapahtumapaikka keskeisellä sijainnilla ja niin, että ohjelmaamme tarvittavat palvelut järjestyisivät saman katon alta. Tapahtumaamme osallistui vieraita kaikkialta valtakunnasta ja halusimme ilolla päästä esittelemään, mitä Hämeenlinnasta löytyy”, kertovat Siiri Thynell ja Pauliina Vaahtera Hämeen sovittelutoimistosta.
Verkatehdas onnistui palvelemaan tapahtuman tarkoitusta täydellisesti. Tapahtuman käytössä olleet Vanaja-sali ja Lasipiha vastasivat tarpeita odotetulla tavalla. Erityisesti Vanaja-salin akustiikka ja valaistus tekivät vaikutuksen. Lasipihan näyttävyys ja monipuolisuus sekä lasipiha iltajuhlan ”ilta-asussaan” viehättivät.
”Verkatehtaan miljöö ja kokonaisuus keräsivät ihastelua tapahtuman vierailta, joista suurin osa oli paikalla ensimmäistä kertaa ja osa pitkänkin matkan takaa”, Thynell jatkaa.
Siiri Thynell koki asiakkaan hyväksi sen, että heille nimettiin sopimuksen tekemisen jälkeen oma tuotantopäällikkö vetämään tapahtuman ennakkotuotantoa. Muutenkin yhteistyö oli mutkatonta ja asiantuntevat vinkit helpottivat asiakkaan roolia.
”Tapahtuman suunnittelu sujui hyvässä yhteistyössä henkilöstön kanssa. Saimme Verkatehtaan oman suunnittelupalvelun lisäksi Verkatehtaan väeltä vinkkejä ulkopuolisista palveluista, joita olimme hankkimassa. Verkatehdas vinkkasi esimerkiksi paikallisesta kukkakaupasta, kartoitti kanssamme iltajuhlan musiikkivaihtoehtoja ja pohti kanssamme ilmapallokaaren hankintaan ja asetteluun liittyviä asioita, vaikkeivat ne kuuluneet Verkatehtaan omiin palveluihin”, Thynell ja Vaahtera kiittelevät.
Vaikka Verkatehtaan ammattilaisille kaiken kokoiset tapahtumat ovat rutiinia, kokee Thynell heidän saaneen palvelua, joka ei vaikuttanut rutiinilta.
”Verkatehtaalaiset sanoivat meille jo suunnittelun alkuvaiheessa, että tapahtumamme kaltaisten tilaisuuksien järjestäminen on heille arkipäivää. Osaava henkilöstö hoiti oman tonttinsa rutiinilla ja varmuudella ja silti samalla sai meille välitettyä tunteen, että tapahtumamme oli merkityksellinen ja panostuksen ja huomion arvoinen.”
Verkatehtaan henkilöstö onnistui tekemään suuren vaikutuksen asiakkaaseen sekä tapahtuman esiintyjiin myös tapahtumaviikonlopun aikana. Thynell ja Vaahtera kuvaavat verkatehtaalaista otetta varmaksi ja kannustavaksi. Ote auttoi asiakasta sekä esiintyjiä suoriutumaan omista tehtävistään.
”Annamme ison arvostuksen lämpimälle ja kunnioittavalle kohtaamiselle sekä välittömälle vuorovaikutukselle. Meillä oli ensikertalaisina ison tapahtuman järjestäjinä todella hyvät ja turvalliset oltavat järjestää tällaista meidän omaa työnkuvaa ja perustehtäväämme ajatellen ainutkertaista tilaisuutta.”
Pienet extrat kruunasivat kokemuksen
Verkatehtaalla tiedetään pienten yksityiskohtien merkitys isossa tuotannossa. Thynell kertoo, että heille asiakkaana tuli erityisen hyvä fiilis pienistä peliin lisätyistä extroista, joita ei osattu odottaa ja, jotka henkilöstö olisi näin ollen voinut hyvin myös jättää tekemättä.
”Olimme esimerkiksi tosi otettuja ja huvittavan innoissamme kun tuotantopäällikkö oli käynyt nimikoimassa meille meidän takahuoneen. Muisto tähdestä oman takahuoneen ovessa ilahduttaa vieläkin”, Thynell kuvailee.
Eräs mieleenpainuva hetki koettiin kun sunnuntaina pitkän viikonlopun jälkeen ja tapahtumavieraiden lähdettyä asiakkaan edustajat pakkasivat tavaroita autoihin ja yritti saada isot ilmapallopylväät autoihin mahtumaan.
”Verkatehtaan henkilökunnan jäsen tuli pyytämättä ja varmasti täysin oman työnkuvansa ulkopuolelta kantamaan kanssamme kasseja ja auttoi pakkaamaan autoihin tavaroita. Tuli niin kohdattu ja nähty olo, kun saimme kaiken muun avun ja tuen päälle vielä tällaisia ehkä pieneltä tuntuvia eleitä, mitkä kuitenkin kuvastivat kokonaisuutena sitä koko viikonlopun vallinnutta turvallista ilmapiiriä, missä henkilökuntanne halusi pitää meistä hyvää huolta. Tällainen pyyteetön ekstra on mittari huipulle asiakaspalvelulle.”
Kaikkien aikojen paras seminaari
Tapahtuman järjestäminen on ollut sovittelutoimistojen kesken valtakunnassa kiertävä tehtävä 90-luvulta lähtien. Asiakkaan käsityksen mukaan tapahtuma järjestettiin nyt ensimmäistä kertaa Kanta-Hämeessä. Thynellin ja Vaahteran mukaan tätä viikonloppua varmasti muistellaan vielä pitkään.
”Olemme tosi ylpeitä siitä, että saimme järjestää tapahtuman Verkatehtaalla ja esitellä Hämeenlinnan parhaita paloja kaukaakin saapuneille. Viikonloppumme oli onnistunut ja ilman teidän vankkaa ammattitaitoanne näin ei varmasti olisi ollut, joten iso kiitos siitä, että olitte kanssamme tekemässä hienoa viikonloppua.”
Yleisvaikutelma oli onnistunut ja keskeisenä osana sitä oli myös ravin tolapalveluiden sujuvuus, toimivuus ja erityisruokavalioiden huomioiminen.
”Tapahtumasta jäi tosi hyvät yleistunnelmat meille järjestäjille, meidän vieraillemme ja meidän esiintyjillemme. Ruokakin oli visuaalisesti kaunista, kiinnostavaa ja raikasta. Ruokailut vetivät todella notkeasti, mitään jonoja ei päässyt viikonlopun aikana kerääntymään”, kehaisee Thynell Ravintola Verkatehtaan palvelua.
Kaiken kaikkiaan Verkatehtaalla koettiin palautteenkin perusteella huhtikuussa 2024 kaikkien aikojen paras sovittelijaseminaari.
”Seminaarivieraiden joukossa oli kävijöitä, jotka ovat osallistuneet kautta historian kaikkiin sovittelijaseminaareihin. Sunnuntaina tapahtumamme lopuksi saimme palautetta tällaisilta henkilöiltä, että Hämeenlinnan seminaari oli kaikkien aikojen paras. Niihin tunnelmiin oli hieno päätellä onnistunut viikonloppu!”, kiittävät Thynell ja Vaahtera.