Chatbot myy kokoustiloja ja tuo liidejä
Varauksen tekeminen Verkatehtaalle on äärimmäisen helppoa. Sen takaa räätälöity chatbot-työkalu, joka tarjoaa nopean polun muutaman kysymyksen ja keveän tilaesittelyn kautta suoraan kohti varausta.
Kun tapahtumalleen tilaa etsivä asiakas saapuu Verkatehtaan verkkosivujen Järjestäjille-osioon, avautuu sivun alakulmaan chatbot. Halutessaan asiakas voi vastata pariin kysymykseen, vilkaista sopivaa tilaa sekä jättää tarjouspyyntö haluamastaan tilasta ja tapahtumakokonaisuudesta. Tieto uudesta yhteydenotosta loikkaa siitä salamannopeasti myynnin tietoon ja asiakkaan tapahtuma on tarkempaa sopimista vaille valmis.
Ratkaisun tarjoaa Visualizer, jonka kanssa sujuva yhteistyö alkoi loppusyksystä 2022. Verkatehtaan tarpeet automaattiselle liidigeneroinnille saatiin kartoitettua nopeasti. Tarve tiivistyi ajatukseen ”Botti, joka osaa myydä kokoustiloja ja tuo liidejä”. Ensimmäinen versio botista saatiin tuotantokäyttöön jo joulukuussa 2022.
”Prosessia nopeutti se, että Verkatehtaan silloinen markkinointisuunnittelija oli jo rakentanut bottia ilmaispohjaan, oli olemassa paljon ideoita. Niiden pohjalta oli helppo keskustella, kun kävi konkreettisesti ilmi, mitä Verkatehdas haluaa botilta. Pystyimme kertomaan, miten kaikki kannattaa toteuttaa”, kertoo botin myyntiprosessista vastannut myynti- ja markkinointijohtaja Filip Johansson.
Hyvä pohjatyö vaikutti siihen, miten tehokkaasti botin rakennusvaiheessa päästiin etenemään. Jo aloituspalaverin jälkeen oli hyvä runko jatkamiselle. Visualizerin kuvaaja kävi kuvaamassa tilat ja ne oli helppo liittää bottiin. Verkatehtaalta kuvattiin kaikki tilat vaikkei bottiin kaikkia tullutkaan, sillä samoista kuvista tehtiin bottiprojektin yhteydessä 360-esitys koko Verkatehtaasta.
”Bottia räätälöitiin aktiivisesti pilottijakson aikana. Rakennusvaiheessa olimme tosi tiiviisti yhteydessä Verkatehtaan kanssa. Ennen botin julkaisua verkkosivulle pidimme käynnistyspalaverin, jossa kävimme yhdessä Verkatehtaan markkinoinnin ja myynnin kanssa läpi koko botin, kuvailee rakennusvaihetta asiakkuuspäällikkö Annika Håkansson.
Verkatehtaan myyntitiimille botti on ollut mieluinen uudistus, sillä se helpottaa asiakkaan valintaprosessia Verkatehtaan tarjonnasta.
”Näin ollen liidi on jo lähtökohtaisesti muodostunut suoraan asiakkaan todellisen tarpeen pohjalta. Kun kaikki olennaiset tiedot tulevat kootusti yhdellä kertaa, on siihen myyntipalvelun helppo ja nopea vastata tarjouksella”, kertoo myyntipäällikkö Rita Kujanpää.
Perinteisen yhteydenottolomakkeen kautta tulleisiin liideihin verrattuna chatbotin generoimat liidit ovat valmiimpia ja muodostuneet jo melkeinpä valmiiksi kaupoiksi.
”Rohkaisemme asiakkaitamme käyttämään tätä sujuvaa ostokanavaa, sillä botti kokouspalvelujen hankinnassa on monelle vielä uusi tuttavuus”, Rita Kujanpää jatkaa.
Pilottijaksosta positiiviset kokemukset
Puolivuotinen pilottiajanjakso alkoi joulukuussa 2022 ja sitä pidennettiin lopulta 8 kuukauden mittaiseksi Verkatehtaan markkinointitiimin henkilöstövaihdosten ja kesäkauden vaikutusten vuoksi. Botin optimointiprosessi aloitettiin pilottiajanjakson päättyessä ja bottia räätälöidään vastaamaan myynnin tarpeita vielä entistäkin paremmin. Konkreettinen esimerkki optimoinnista on oman pikkujoulu-myyntiin ohjaavan polun rakentaminen bottiin. Vastaavia kausiluonteisia polkuja tullaan käyttämään jatkossakin.
”Bottia tullaan laajentamaan niin, että asiakas pääsee tulevaisuudessa botin poluille jo Verkatehtaan etusivulta ja näin botista kasvaa vielä tärkeämpi palvelukanava. Markkinoinnille tämä on yksi kanava muiden joukossa mutta myynnille selkeä ja toimiva työkalu”, kertoo Verkatehtaan markkinointiasiantuntija Jenni Ruotsalo.
