Verkatehtaan striimauspalvelu mahdollisti helpon tapahtumasuunnittelun ensimmäisille aluevaltuuston kokouksille

Julkaistu 9.5.2022
Kuvat Pasi Visakivi

Kanta-Hämeen hyvinvointialueen aluevaltuusto kokoontui kevään aikana kahdesti Verkatehtaalla. Tapahtumien suunnittelu eteni yhdessä Verkatehtaan asiantuntijoiden kanssa mutkattomasti. ”Saimme joustavaa palvelua ja kaikki toimi hyvin, vaikka suunnitelmamme ja tarpeemme muuttuivat matkalla”, kertaa viestintäpäällikkö Suvi Turunen.

Kanta-Hämeen hyvinvointialueen aluevaltuusto kokoontui ensimmäisen kerran Vanaja-salissa 8.3.2022 ja toistamiseen muutamaa viikkoa myöhemmin 29.3.2022. Vanaja-salin tasalattialle rakennettu kokoustila mahdollisti kaikille aluevaltuutetulle reilusti pöytätilaa. Lisäksi salin lavalle oli rakennettu puheenjohtajille ja eri puheenvuoroja varten omat paikkansa. ”Vanaja-sali toimi kokoustilana hyvin, sillä se on tarpeeksi suuri ja mahdollisti myös koronaturvalliset järjestelyt”, kuvailee Kanta-Hämeen hyvinvointialueen valmistelutoimiston viestintäpäällikkö Suvi Turunen.

Verkatehtaalla on työskennelty viime vuodet ahkerasti, jotta virtuaalisen tapahtumatuotannon osa-alueet olisivat hallussa parhaalla mahdollisella tavalla. Yhä useammin tapahtumajärjestäjät haluavat, että tapahtumat toteutetaan hybriditoteutuksina. Myös aluevaltuuston molempiin kokouksiin yhdistettiin striimaus, jolloin aluevaltuuston kokousta pystyttiin seuraamaan reaaliaikaisesti. Verkatehtaan toteuttama monikamerainen striimaus toteutettiin tällä kertaa viidellä kameralla ja molemmat kokoukset striimattiin suorana Youtubeen.  Suora lähetys vaatii aina tarkkaa etukäteissuunnittelua. Suvi Turunen toteaa, että ”oli oikea päätös, että otimme sekä kokousjärjestelyt että striimauksen Verkatehtaalta. Epäilimme, että järjestelyihin tulee muutoksia ja siksi oli kätevää, että pystyimme operoimaan yhden tahon kanssa.”

Verkatehtaan Vanaja-sali tarjoaa tyylikkäät puitteet erilaisille tuotannoille, jotka välittyvät myös hyvin striimin välityksellä kotikatsomoihin. Kokonaisuudessaan aluevaltuuston kokouksien striimaus toteutui erittäin hyvin. ”Toisen kokouksen striimausta varten tehtiin järjestelyjä ja muutoksia vielä 30 min ennen h-hetkeä, eikä siinäkään kohtaa henkilökunnalta loppunut huumori”, muistelee Turunen. ”Striimausporukka auttoi meitä kaikessa ja järjesti ensimmäisen kokouksen aikana lennossa mm. meille tulosteita, kun äänestyskäytäntöä piti muuttaa.” Kaiken kaikkiaan Turusen mukaan Verkatehtaan toiminta oli ammattimaista ja henkilökunta todella ystävällistä.

Lue lisää Verkatehtaan virtuaali- ja hybriditapahtumapalveluista